Продолжительность видео — 14:28.
(по просьбам участников тренинга включены функции управления плейером при просмотре видео)
Стенограмма записи
Онлайн-курс «Бережливый рабочий».
Модуль третий: «Стандартизация работ».
Урок шестой: «Сбор информации об операциях».
Прежде чем я вам расскажу о том, как собирать информацию о выполнении операций, напомню о том, что входит в стандарт рабочей операции.
Любой стандарт рабочей операции должен состоять из трех элементов:
- Это стандартная последовательность действий, необходимых для выполнения операции
- Это стандартное время выполнения операции
- И это стандартные запасы всего, что необходимо для выполнения данной операции: материалов, сырья, деталей и так далее
Для того, чтобы сделать стандарт рабочей операции, нам нужно будет установить эти три элемента. И для этого нам нужно будет собрать всю необходимую информацию.
Как собирается исходная информация?
Есть три основных подхода к сбору информации о том, как выполняются операции на рабочем месте.
Первый способ — это наблюдение и выполнение хронометража выполнения операций. Это то, что очень похоже на выполнение фотографии рабочего дня.
Второй вариант — это запись выполнения операции на видеокамеру.
И третий вариант — это если работа выполняется на компьютере, то это запись того, что происходит на экране, так называемый скринкаст выполнения работы на компьютере.
Перед тем, как хронометрировать выполнение операций, обязательно нужно предупреждать всех участников этих операций о том, для чего делаются эти наблюдения.
Обязательно следует принять следующие правила:
- Наблюдение за выполнением операции делается не для того, чтобы оценить качество выполнения работы, скорость работы или мастерство человека, который выполняет эту операцию.
- Наказания по итогам увиденного во время наблюдений запрещены.
- Также выводы о загрузке работой человека по итогам увиденного во время наблюдений, тоже запрещены.
- Целью наблюдений является «установить принятый способ выполнения операции, для того чтобы на основании этого в дальнейшем разработать стандарт выполнения операции».
Выполнение фотографии рабочего дня очень сильно напрягает того человека, за которым наблюдают.
В данном случае наблюдения делаются не в течение всего дня, а в течение выполнения определённой конкретной операции. И нужно иметь в виду, что контролируется не то, что делает человек во время работы, а то, как он выполняет данную конкретную операцию.
Для наблюдения за операциями используют листы наблюдений. Вот здесь приведён пример одного из таких листов наблюдений.
Шаблон этого листа доступен на странице урока. Вы его можете использовать для хронометража тех операций, которые выполняете на своей работе.
Что здесь указано? Это таблица, в которой перечисляются те действия, которые вы выполняете в ходе операции, одно за другим, первое, второе, третье и так далее действия. Для каждого из этих действий указывается время его начала и время окончания. Понятно, что время окончания первого действия совпадает со временем начала второго действия. Поэтому обычно во время наблюдений записывают только время начала каждого действия, а потом всё остальное рассчитывают.
На основании времени начала и времени окончания каждого действия определяется длительность этого действия. Затем определяют, является ли оно добавляющим ценность или недобавляющим ценность. После этого наблюдатель обычно указывает те особенности выполнения действия, на которые он обратил внимание. То, что влияет на качество выполнения работы, на безопасность выполнения работы или может просто повлиять на скорость, на эффективность выполнения действия.
Кроме этого, в последней колонке наблюдатель может записывать те идеи, которые у него появились в ходе наблюдений, насчет того, как можно более эффективно делать определённые действия.
Когда вы будете делать наблюдения за операцией, у вас появится несколько вопросов о том, как лучше это сделать. И один из этих вопросов — насколько детально следует описывать действия, из которых состоит операция.
Каждая операция состоит из ряда действий. Их можно разбивать на крупные, средние и на мелкие действия, вплоть до самых мельчайших — движения одной фалангой пальца.
Когда вы выполняете хронометраж, вам следует фиксировать те действия, которые составляют верхний уровень операции, то есть самые крупные действия, на которые делится операция. Если сама операция занимает от одного до двух часов, то есть она очень длинная, то отдельные действия, которые вы записываете в лист наблюдений, могут занимать две, три, пять, может быть даже десять или пятнадцать минут. Такого масштаба действия следует записывать в лист наблюдений.
Если наблюдаемая операция занимает значительно меньше времени, от пяти до пятнадцати минут, то действия, на которые вы её разбиваете, будут составлять секунды: 10 секунд, 15 секунд, 30 секунд, 45 секунд, может быть самые длинные будут занимать одну, две или три минуты.
Если операция, которую вы наблюдаете, совсем короткая, и она занимает от пяти секунд до полуминуты, то действия, из которых она состоит и которые вам нужно будет записывать в лист наблюдений, нужно разбивать до долей секунды.
Если вы помните пример из предыдущего урока, то операция выворачивания и складывания наволочки составляет 9 секунд. Это значит, что действия, из которых она состоит, составляют максимум одну или полторы секунды.
Руководствуясь этими правилами вы сможете разбить операцию на такие действия, которыми можно будет достаточно хорошо управлять. Они будут составлять основной каркас этой операции и вы будете легко представлять, как лучше сделать то или иное действие и в каком порядке они выполняются.
Кроме этого следует иметь в виду еще несколько моментов.
Каждый раз человек выполняет операцию немного по-другому. Даже самый опытный человек, даже тот человек, который очень долго и очень качественно выполнял одну и ту же работу, каждый раз делает её немножко по-разному.
Кроме того, в разное время суток человек выполняет одну и ту же работу с разной скоростью. Кто-то чувствует себя более бодрым и более живым утром, у кого-то максимум тонуса возникает ближе к вечеру, поэтому в разное время разные люди делают работу по-разному, с разной скоростью, и поэтому следует наблюдать, как выполняется работа в разное время суток.
И если у нас одну и ту же операцию выполняет несколько человек, то следует иметь в виду, что, опять же, разные люди делают одну и ту же работу по-разному, если их сравнивать между собой. Поэтому когда вы делаете наблюдения за выполнением определённой операции, необходимо делать несколько таких наблюдений, необходимо заполнять несколько листов наблюдений, для того, чтобы сопоставить отклонение, которое возникает при каждом выполнении операции.
То есть, мы фиксируем определённые действия, и если мы фиксируем эти действия несколько раз, то мы можем увидеть, что в этот раз какое-то действие заняло больше времени, в этот раз оно заняло меньше времени. Можем проанализировать, как они выполнялись, и обнаружит для себя как именно нужно делать это действие, чтобы оно занимало меньше времени, и что для этого нужно делать.
Таким образом, на основании этих наблюдений, на основании этого понимания мы можем сделать стандарт, который позволит нам сократить время выполнения операции.
Перейдем ко второму способу сбора информации — к видеозаписи.
Для выполнения видеозаписи достаточно обычной бытовой видеокамеры. Если освещения в рабочей зоне достаточно для выполнения работы, обычно этого же освещения хватает для того, чтобы сделать видеозапись.
Для видеозаписи не требуется очень качественная картинка. Обычно хватает простой камеры для того, чтобы зафиксировать то, как выполняется работа.
При этом нужно иметь в виду также несколько моментов.
Когда вы снимаете, как выполняется работа, обязательно нужно снимать не лицо человека, а то, что он делает, то есть снимать его руки. Если вы пользовались когда-нибудь видеокамерой, в обычной жизни, то у вас могла возникнуть привычка лица. То есть, когда собираются люди, когда происходит какой-то праздник, дома или в гостях, вы снимаете обычно лица, для того, чтобы отметить какие-то эмоции, как люди говорят друг с другом, и так далее. Во время работы главное — что делает человек. Делает он обычно это руками, поэтому самое главное — снимать не лицо, а руки.
Если человек не стоит на месте во время выполнения операции, а движется, то тогда нужно двигаться также вместе с этим человеком. Если он поворачивается к вам боком или спиной, нужно двигаться вместе с ним для того, чтобы сохранять возможность снимать его руки и снимать то, что он делает, не стоять за его спиной.
Когда человек работает с инструментом, надо обязательно снимать, какой именно используется инструмент, и каким образом он используется.
Если в вашей видеокамере есть возможность установить таймер в кадре, его обязательно стоит включить, тогда, когда вы будете выполнять анализ выполнения операций, просматривать видеозапись, этими показаниями таймера можно будет руководствоваться для измерения длительности отдельных действий.
Самое главное правило, которое следует иметь в виду, когда вы делаете видеозапись в рабочей зоне — это то, что жизнь человека дороже любой потенциальной прибыли. Поэтому человек, который делает запись на видеокамеру, ни в коем случае не должен заходить в опасную рабочую зону. Поскольку его внимание сконцентрировано на том, что происходит на экране или в объективе, он может не увидеть те угрозы, которые возникают вокруг него. Поэтому оператор видеокамеры не должен не должен заходить в опасную зону.
Если вы делаете видеозапись, то вы получаете определённые преимущества по сравнению с обычным хронометражом с обычными листами наблюдений.
Во-первых, видеозапись всегда можно пересмотреть и восстановить в памяти то, как выполняется операция. Вы буквально можете увидеть, как это делается.
Кроме этого, если какие-то действия делаются очень быстро, то вы можете использовать для подробного анализа замедленный повтор. Это поможет вам увидеть детали и тонкости выполнения действий.
Третье преимущество видеозаписи — это то, что она становится практически готовой инструкцией для новых сотрудников.
На странице урока есть пример видеоинструкции. Вы можете его открыть, посмотреть и научиться тому, как быстро складывать обычные футболки практически одним движением.
Посмотрите этот пример и оцените, насколько полезна видеозапись для передачи информации о том, как нужно выполнять работу.
Перейдем к следующему варианту выполнения сбора информации — это видеозапись работы на компьютере.
Когда какая-то операция делается на компьютере, то всё ее содержание обычно можно наблюдать на экране компьютера. Поэтому для таких операций делается видеозапись того, что происходит на экране компьютера, и это делается обычно не с помощью видеокамеры, а с помощью специальной программы.
Эта программа сохраняет все действия, которые происходят на экране компьютера, и делает из нее такую же видеозапись, какую вы обычно получаете после видеокамеры, но полностью всю видеозапись составляет один экран компьютера.
Пример такой видеозаписи, такого скринкаста, есть также на странице урока, вы можете его открыть, посмотреть, и с помощью этого скринкаста вы узнаете как в программе Mictosoft Excel очень просто и легко можно сделать диаграмму Парето. Это тоже своеобразный пример рабочей инструкции.
Итак, ваше домашнее задание на этот урок.
После предыдущего урока вы должны были отобрать несколько операций из вашей работы, которые следует стандартизировать.
Возьмите одну из этих операций, чтобы проделать сбор информации по ней.
Попросите одного из ваших коллег помочь вам сделать хронометраж данной операции. То есть, вам нужно будет разделить работу: вы выполняете операцию, а ваш помощник, пользуясь листом наблюдений, записывает ваши действия и фиксирует время, которое вам потребовалось для выполнения этих действий.
Если у вас нет помощника, если некого попросить сделать этот хронометраж, заполнить лист наблюдений, то вы можете сделать это самостоятельно. Для этого вам потребуется несколько раз повторить одну и ту же операцию.
Сделайте операцию один раз, для того чтобы восстановить в памяти как она выполняется, и какая нужна последовательность действий.
Запишите список этих действий в лист наблюдений.
После этого возьмите лист наблюдений со списком действий, часы и ручку, и положите их рядом со своим рабочим местом.
Начните выполнение операции еще один раз.
По ходу выполнения операции фиксируйте в листе наблюдений время начала каждого действия. Это всё, что вам нужно делать в этот момент, всё остальное заполнять не надо.
После того, как вы закончите выполнение операции, вы сможете спокойно заполнить остальную часть листа наблюдений, перенести время начала операции во время окончания предыдущей операции, вычислить длительность операции, указать, является ли она добавляющей ценность или недобавляющей ценность, также отметить то, что требует внимания и те идеи, которые у вас возникли.
Пользуясь таким подходом вы сможете самостоятельно, без помощника, выполнить хронометраж собственной работы.
Обязательно рекомендую, если у вас есть такая возможность, сделать видеозапись или скринкаст вашей операции. Для этого даже не обязательно иметь видеокамеру, если у вас есть сотовый телефон, который позволяет сделать видеозапись, сделайте видеозапись выполнения операции с помощью сотового телефона.
Когда вы будете смотреть эту запись, вы поймёте, что того разрешения, с которым обычные сотовые телефоны делают видео, вполне достаточно для анализа обычной работы.
Итак, если у вас есть возможность, сделайте обязательно видеозапись вашей операции или скринкаст — в том случае, если вы работаете за компьютером.
Это был курс «Бережливый рабочий», модуль третий «Стандартизация работ», блок 3.6 «Сбор информации об операциях».
Дополнительные материалы
- Пример видеоинструкции. Складывание футболки. (видео, 0:23, открывается в отдельной странице)
- Пример скринкаста. Как построить диаграмму Парето в MS Excel 2010. (видео, 4:00, открывается в отдельной странице)
- Шаблон листа наблюдений. Лист наблюдений (pdf, 141 кб)
Важные действия
- Сделайте хронометраж одной операции, которую вы выполняете на своем рабочем месте
- Если есть возможность — сделайте видеозапись или запись экрана компьютера