Продолжительность видео — 18:58.
(по просьбам участников тренинга включены функции управления плейером при просмотре видео)
Стенограмма записи
Онлайн-курс «Бережливый рабочий».
Модуль второй: «Организация рабочего места с помощью 5S».
Урок четвертый: «Первый шаг 5S».
На предыдущих уроках я в общих чертах рассказал вам, что такое 5S. Начиная с этого урока, мы пройдём все пять шагов 5S. Я вам расскажу, из чего они состоят, как они выполняются, и вам нужно будет проделать все эти шаги на своём рабочем месте.
Итак, первый шаг 5S.
Для того, чтобы правильно организовать рабочее место, нужно начать удаления с него всего ненужного, что на нём находится. На предыдущем уроке я вам показывал фотографию рабочего места системного администратора. На ней хорошо видно, как рабочее место захламлено всякими предметами, и на нём очень сложно найти то, что требуется в данный конкретный момент времени. И вот этот весь хаос деталей, предметов, информации, которая окружает человека , сидящего в этом кресле — он мешает ему правильно ориентироваться и вовремя реагировать на ту информацию, которая к нему поступает, на те сигналы, которые приходят к нему из разных источников.
Ещё один пример фотографии захламленного рабочего места. Здесь вообще непонятно, чем занимается человек, который работает на этом рабочем месте. Это верстак; мы видим, что под ним находится куча компьютеров, на столе находятся два станка, тиски, для того чтобы закреплять какие-то предметы, куча всяких мелких вещей, коробка, для того чтобы хранить мелкие детали, изолента и так далее. Если на этом рабочем месте потребуется что-то найти, кроме хозяина этого рабочего места, я думаю, что вряд ли кто-то сможет сделать это достаточно быстро.
Ещё один пример рабочего места, это уже производство. Это рабочее место в виде верстака-тумбочки, на которой тоже хранятся разные предметы, вокруг развешаны разные предметы, которые используются в работе, и точно так же, кроме человека, который является хозяином этого рабочего места, что-либо найти на нём очень сложно. Что же нужно сделать, чтобы разобрать вот этот хлам, привести рабочее место в порядок?
Первый шаг 5S называется «сортируй». Что нужно сделать на этом шагу?
Необходимо разделить все предметы на три категории:
- Нужное
- Не нужное срочно (то есть то, что нужно редко)
- Ненужное вообще.
После этого нужно удалить с рабочего места всё ненужное.
Как это сделать? Для того, чтобы выполнить сортировку, вы сначала должны понять, что нужно хранить на рабочем месте, что нужно хранить в рабочей зоне, а что там не нужно хранить. Проанализируйте всё оборудование, инструменты, материалы, оснастку и даже документы, которые находятся на вашем рабочем месте.
Для того, чтобы вам помочь, я сделал вот этот список из двенадцати типов предметов, которых не должно быть на вашем рабочем месте для выполнения вашей работы.
Первый тип предметов — это предметы с истекшим сроком службы, то есть то, что уже не следует использовать в работе.
Второй тип предметов — это предметы, требующие ремонта. Что-то повредилось, есть какой-то дефект — использовать такой предмет тоже не стоит.
Третье — это сломанные предметы. Это может быть, например, сломанный гаечный ключ. Использовать его в работе невозможно, поэтому зачем он вам на этом рабочем месте? Если вы работаете в офисе, на столе у вас может стоять сломанный проводной телефон. Вы им уже не можете пользоваться, но он занимает рабочее место. Сломанные предметы не должны находиться на рабочем месте.
Четвертая категория предметов — это предметы, которые присутствуют в избыточном количестве. Они вам нужны, но вам нужно один-два таких предмета, может быть, десять, если говорить о листах бумаги. Но на самом деле их гораздо больше, вы их не используете, и они просто занимают место на вашем рабочем столе, на вашем рабочем месте.
Пятая категория вещей, которых не должно быть на рабочем месте — это личные вещи. Например, такие предметы, как телефон, плеер, сумка, одежда и так далее — то, что вам не требуется для выполнения вашей работы.
Если в ходе вашей работы появляется мусор или какие-то отходы, их нужно периодически удалять, чтобы они не загромождали ваше рабочее место, не захламляли его, не мешали выполнению той работы, которую вы там делаете.
Седьмой тип предметов — это тара. Палетты, коробки, стеллажи, контейнеры, ящики, то, в чём поступают детали, материалы, какие-то предметы на ваш рабочий стол, на ваше рабочее место. Вы их используете, а тара остаётся. Свободная тара не должна находиться на вашем рабочем месте, если она вам не нужна.
Восьмой тип предметов — это мебель. На рабочем месте должна быть только та мебель, которая используется в работе. Если вы работаете в офисе, значит, это стол, стул, тумбочка, и, может быть, что-то ещё — шкаф, например. То, что не используется в работе — та мебель не должна находиться на рабочем месте.
Девятая категория вещей — не сданная готовая продукция. Если уже завершили работу над какими-то деталями, какими-то продуктами или услугами, они должны попадать на следующее рабочее место или на склад готовой продукции, или попадать сразу к клиенту. Они не должны оставаться на вашем рабочем месте. Вы их уже больше не будете использовать, они вам будут только мешать.
Десятая категория — это оборудование, сырьё, приспособления и прочее — всё, что осталось от производства предыдущей продукции или от оказания предыдущего вида услуг. Если на вашем рабочем месте производятся разные типы продукции или оказываются разные типы услуг — значит, вы периодически переключаетесь с одного вида продукции на другой, с одного типа услуг на другой. И если для изготовления продуктов или оказания услуг нужны разные вещи, всегда остаётся то, что вам не нужно для выполнения нового вида работ. Вот эти ненужные предметы нужно убирать с рабочего места, чтобы они вам не мешали в текущей работе.
Одиннадцатая категория предметов, которых не должно быть на рабочем месте — это предметы, которые остались от работы вспомогательных служб. Если говорить о производстве, это могут быть инструменты и детали, которые оставляют ремонтные службы или наладчики. Если говорить об офисе, то это могут быть какие-то предметы, которые оставляет электрик, который, например, менял лампочки, или компьютерщик, который настраивал программы на вашем компьютере. Эти предметы используются вспомогательными службами, они не нужны для вашей работы, и, соответственно, их нужно удалять с вашего рабочего места.
Последняя, двенадцатая категория — это предметы, которые не используются в технологических операциях. Если вы выполняете определенные виды работ, на вашем рабочем столе не должно находиться вещей, которые не используются в вашей работе. Например, если вы токарь, то на вашем станке не должно быть фрез.
Если всех этих предметов не должно быть на вашем рабочем месте, то что там должно находиться? Для того, чтобы ответить на этот вопрос, нужно задуматься над тем, что, собственно, вы проделываете на этом рабочем месте и для чего вы это делаете. Выполняя учебный проект первого модуля, вы должны были выбрать какой-то вид продуктов или какой-то вид услуг, которые вы производите или оказываете на вашем рабочем месте. Это служит отправной точкой, для того чтобы ответить на вопросы — какие предметы нужны на вашем рабочем месте, а какие предметы не нужны. Если мы берём какой-то конкретный продукт или группу продуктов, услугу или группу услуг, то всегда есть какой-то потребитель, клиент, который покупает эти продукты или получает эти услуги. У этого потребителя есть определенные ценности, которые он хочет получить от этого продукта или от этих услуг. Соответственно, всё, что вы должны делать на этом рабочем месте — это производить действия по созданию той самой ценности. В таком случае всё, что требуется для создания ценности в данной конкретной группе продуктов или в данной конкретной группе услуг для данного потребителя — всё это должно находиться на рабочем месте. Всё, что не требуется для создания ценности группы продуктов или группы услуг, является лишним. Соответственно, его нужно убрать с вашего рабочего места.
Как выполнить первый этап? Пройдитесь по всей рабочей зоне, пройдитесь по всему рабочему месту, ткните пальцем в каждый предмет, который вы увидите, и задайте себе вопрос о каждом таком предмете: насколько необходимо, чтобы он здесь находился, как часто я его использую. На рабочем месте, в рабочей зоне должны располагаться только необходимые предметы. Всё остальное хранится отдельно или удаляется. Вы выбираете предмет и говорите себе: «да, я его использую каждый день, он мне нужен»; либо — «да, я его использую, но не каждый день, он мне нужен редко»; либо — «я его вообще не использую, он мне не нужен». Иногда среди этих предметов появляются такие, о которых вы не можете сразу сказать, нужен он вам или нет. Например, вы можете подумать: «когда-нибудь этот предмет может мне пригодиться». Или можно подумать так: «этот предмет мне точно нужен, правда, не могу сказать, когда он мне понадобится». То есть с одной стороны мы думаем, что его надо убрать, с другой стороны мы понимаем, что его не стоит выкидывать. Что делать с такими предметами? Такие предметы довольно часто присутствуют на каждом рабочем месте. Для того, чтобы с ними разобраться, придумали «зону красных меток». «Зона красных меток» — это такая «карантинная зона», в которую попадают предметы, про которые нельзя точно сказать, должны они находиться на рабочем месте или не должны. Если это крупное помещение, значит, там можно выделить часть площади для хранения таких предметов. Если это офис, какой-то отдел, там, например, можно выделить часть рабочего стола для хранения таких предметов.
Итак, почему эта зона называется «зоной красных меток», и что такое «красные метки».
«Красная метка» — это вот такая бирка, ярлык, которая печатается на красной бумаге, заполняется и вешается на те предметы, по поводу которых вы не можете сказать точно, нужны вам они или не нужны. Иногда их также вешают на те предметы, про которые вы точно знаете, что они не нужны, но вы их не можете в данный конкретный момент увезти, убрать, удалить с рабочего места. Здесь представлена «красная метка», которая используется в производстве. Если вы хотите применять их в офисе, вам нужно немножко видоизменить, поменять категории, которые здесь перечислены, и выбрать те категории, к которым относятся предметы в офисе.
Итак, как заполняется «красная метка»? Указывается дата, когда проходит первый шаг 5S, когда обнаружен этот предмет и вы заполняете эту «красную метку»; указывается, кто отметил этот предмет, кто заполнял эту «красную метку», что это за такое, что это за предмет, его название и где он находится, местонахождение. Это общая информация о том предмете, который вы помечаете «красной меткой». Дальше вы указываете категорию этого предмета. Здесь приведены категории предметов для производства: оборудование, оснастка, готовая продукция, инструменты, предметы потребления, детали станков, сырьё, неразрешённое производство, средства контроля и так далее. Если вы используете их в офисе, значит, вам нужно поменять эти категории на те, которые вы используете в офисе. Например: документы, канцелярские принадлежности, бумага, что-то ещё и так далее. Далее вы указываете, почему отмечен этот предмет. Например, вы точно решили, что он не нужен, вы видите, что это дефектный предмет, вы видите, что это отходы, вы видите, что это устаревшее приспособление и так далее. Если вы не можете здесь ничего отметить, значит, вы ничего не отмечаете. Дальше вы указываете, что необходимо сделать с этим предметом. Например, вернуть хозяину. То есть этот предмет кто-то принёс на ваше рабочее место и оставил здесь. Соответственно, его нужно вернуть тому человеку, который его принёс. Вернуть хозяину, либо выбросить, либо вернуть в «зону красных меток», если вы не знаете точно, что делать с этим предметом. Либо его продать, и так далее. В комментариях вы указываете все примечания, которые считаете нужными. Если вы заводите «зону красных меток», вы можете сделать журнал, в котором вы будете записывать все предметы, которые туда попадают. В таком случае вы здесь ещё указываете номер записи в журнале, касающейся данного предмета.
Итак, для чего используются эти «красные метки»? На фотографии вы видите, как они крепятся к деталям. В данном случае это детали разобранного механизма, и помечены те детали, которые уже больше нельзя использовать в работе. Как вы видите, метки просто приклеили бумажным скотчем к тем деталям, которые они обозначают.
Для чего нужны «красные метки»? «Красными метками» обозначаются те предметы, на которые нужно обратить внимание, то есть либо вы их должны удалить, либо вы их должны переместить в «зону красных меток» и дальше решить, что с ними делать. Таким образом, «красная метка» позволяет не забыть о том предмете, который вы обнаружили и с которым что-то нужно будет сделать.
Как работает процедура «красных меток»?
В тот момент, когда вы проводите первый шаг 5S, вы анализируете необходимость каждого предмета, который есть на рабочем месте. И если вы находите предмет, который нельзя точно отнести к категориям «нужное», «не нужное срочно» и «ненужное вообще», тогда вы заполняете «красную метку».
Эту «красную метку» вы прикрепляете к предмету — либо скотчем, либо привязываете верёвочкой, но эта «красная метка» должна находиться на том предмете, который она обозначает, её должно быть хорошо видно.
Дальше предмет переносится в «зону красных меток». Если его физически нельзя туда перенести, значит, что он остаётся у вас на рабочем месте до тех пор, пока вы не разберётесь с этим предметом и не поймёте, нужен он вам на самом деле или нет. Но до этого момента на нём должна висеть «красная метка», она должна обозначать, что это предмет, с которым нужно разобраться.
Далее, эти предметы какое-то время находятся в «зоне красных меток». И в какой-то момент времени вы можете прийти к мысли, что нужно что-то, что находится в «зоне красных меток». В таком случае вы просто идёте туда и забираете, берёте оттуда предмет, который вам нужен. Очевидно, мы пришли к ситуации, когда вы его используете в вашей работе, значит, он вам нужен. Скорее всего, он нужен редко, но тем не менее вы его используете. Может оказаться, что какие-то вещи, которые вы унесли в «зону красных меток» с вашего рабочего места, потребуются на других рабочих местах, тогда их заберёт кто-то другой. Однако, если предмет так и останется в «зоне красных меток» в течение какого-то определённого количества дней, значит, он на самом деле не нужен, и его тогда можно будет выкинуть, продать, отдать в хорошие руки, сдать в металлолом, в макулатуру и так далее. Обычно время пребывания в «зоне красных меток» устанавливают две недели или, например, месяц. То есть если мы что-то положили в «зону красных меток» и там это «что-то» пролежало две недели (мы договорились, что этот срок именно две недели), то после этого мы считаем, что данный предмет не нужен в работе и его можно выкинуть.
Что является результатом первого шага 5S?
С рабочего места удаляются все предметы, которые там не должны находиться, которые не нужны для выполнения работы. Все остальные предметы вы проанализировали и можете про каждый из них сказать, что он «нужен» или «нужен, но не срочно». Эта информация потребуется дальше для второго шага 5S, для первого шага на этом всё останавливается.
Что можно в итоге получить? Удалив ненужные предметы с рабочего места, вы получаете больше свободного пространства, значит, вы будете реже спотыкаться о крупногабаритные ненужные предметы, либо реже путать, например, те похожие предметы, которые у вас находятся в большом количестве на рабочем месте и вы их не используете. Уменьшится количество бесполезных движений, потому что вам не нужно будет копаться в ненужных вам деталях, в ненужных вам вещах. И при этом вы будете тратить меньше времени, соответственно, повысится производительность вашей работы. Кроме этого, иногда даже могут улучшиться санитарные условия. Вот это те результаты, которые можно получить в ходе выполнения первого шага 5S.
Что ещё следует сказать про сортировку? Когда вы делаете её первый раз, это может занять очень много времени — час, может быть, даже два, а то и половину рабочего дня. Это происходит потому, что на вашем рабочем месте, скорее всего, накопилось много бесполезных и ненужных предметов за долгое предыдущее время, и вам нужно будет с ними разобраться. Когда вы удалите с рабочего места большинство ненужных предметов, которые скопились за предыдущее время, и когда вы утвердитесь в том, что должно быть на рабочем месте, а что нет, повторять первый шаг в следующий раз будет гораздо проще.
Итак, когда вы будете проделывать первый шаг 5S впервые, это займёт достаточно много времени. В дальнейшем это будет происходить гораздо быстрее.
Ваше домашнее задание после этого урока. Вы должны выполнить первый шаг 5S на своём рабочем месте. То есть вы должны будете проанализировать все предметы, которые находятся на вашем рабочем столе, на вашем рабочем месте, и разделить их на три категории: «нужное», «нужное, но не срочно» и «ненужное вообще». После этого «ненужное вообще» вы должны будете удалить. Если у вас возникнет потребность в «красных метках», вам нужно будет скачать шаблон «красных меток» со страницы урока, распечатать этот шаблон на красной бумаге, нарезать «красных меток» и пометить ими все те предметы, с которыми вам нужно будет разобраться. Если вы хотите сделать это проще или у вас нету красной бумаги, то тогда вы можете взять пачку красных стикеров. Вам нужно будет надписывать на них всю информацию, которая должна быть указана в «красной метке». После этого вы просто приклеиваете такой стикер на предмет, и он остаётся и помечает этот предмет. Важно иметь в виду, что стикеры гораздо проще отклеиваются от всех предметов, чем «красные метки», которые вы клеите скотчем.
Итак, вам нужно будет проанализировать все предметы на своём рабочем месте, разделить на три категории: «нужное», «нужное, но не срочно» и «ненужное вообще», и пометить те предметы, которые вы посчитаете нужными, «красными метками» — может быть, перенести их в «зону красных меток». Кроме этого, дополнительно вы можете «на долгую память» сделать фотографии всех тех ненужных предметов, которые вы найдёте на своём рабочем столе. То есть вам нужно будет собрать все те предметы, которые вы посчитали ненужными, в одну кучу, сфотографировать их, напечатать фотографию, дальше вы сможете её показать коллегам и сказать: «Вот, посмотри. У меня было хорошо организованное рабочее место, но я тем не менее нашёл там столько ненужных предметов, они все мне мешали. Теперь они мне не будут мешать. Ты можешь сделать то же самое, и тогда у тебя будет тоже хорошо организованное рабочее место.»
Перед тем, как закончить, я хочу сделать ещё одно небольшое замечание. Скорее всего, у вас не получится с первого раза удалить все ненужные предметы. У вас будут сомнения, и у вас будут сомнения в том числе и по поводу лишних вещей, которые вы привыкли хранить на рабочем месте. Ничего страшного, если в первый раз вы не сделаете эту работу идеально. С первого раза она никогда идеальной быть и не может. Вы удалите только те предметы, которые вы точно посчитаете ненужными. Если вы будете следовать процедуре 5S, то спустя какое-то время вы поймёте, что часть тех предметов, которые вы оставили, вам на самом деле не нужна. И тогда вы тоже сможете их удалить. Необязательно это делать с самого начала, с самого первого раза. Но если вы сможете это сделать, почёт вам и хвала.
Итак, это был курс «Бережливый рабочий», модуль второй — «Организация рабочего места с помощью 5S», блок 2.4 — «Первый шаг 5S».
Дополнительные материалы
- Список 12 типов предметов, которых не должно быть на рабочем месте. Скачать (docx, 18 кб)
- Шаблон «Красных меток». Скачать (pdf, 80 кб)
- Подробное описание 12 типов предметов, которых не должно быть на рабочем месте можно найти здесь.
- Готовимся к первому шагу 5S. Смотрите видео.
Важные действия
- Выполните первый шаг 5S на своем рабочем месте.